Så gör du en arkivflytt utan borttappade pärmar och dokument

När pärmar ska flyttas behöver ordningen följa med

Arkivflytten handlar om att packa så att allt går att hitta igen på den nya platsen. Det gäller särskilt om ni flyttar kunddokument, avtal, ekonomipärmar, personalhandlingar, ritningar eller äldre projektmaterial. Vid en större företagsflytt bör arkivet planeras som en egen del av flytten. Annars är det lätt att pärmarna hamnar sist, trots att många företag behöver dem direkt efter flytten.

Börja med att gå igenom arkivet

Innan något packas bör ni gå igenom hur arkivet är uppbyggt.

• Titta på vilka hyllor, skåp och rum som används.
• Skriv upp vilka avdelningar eller ämnen som finns, till exempel ekonomi, avtal, HR, kundmappar eller projekt.
• Ta gärna bilder på hyllorna med mobilen innan packningen börjar. Det låter enkelt, men det är väldigt användbart när pärmarna ska tillbaka i samma ordning. En bild kan visa mer än en lång lista, särskilt om flera personer hjälper till.
• Mät också ungefär hur många hyllmeter arkiv som ska flyttas. Det ger en bättre bild än att bara säga att det är några pärmar. Fulla pärmar väger mycket, och ett litet arkivrum kan snabbt bli fler kartonger än man först tror.

Packa en del av arkivet i taget

Det vanligaste misstaget är att blanda olika delar av arkivet i samma kartong. Det går snabbt när man packar, men skapar mycket extra arbete när allt ska packas upp.

Packa därför en avdelning, ett årtal eller en hylla i taget. Om ekonomipärmarna står i årsordning ska de packas i samma ordning. Om kundmapparna står alfabetiskt ska den ordningen följa med ner i kartongerna.

Tänk att varje kartong ska vara lätt att förstå även för någon som inte packade den. När kartongen öppnas ska det vara klart vad den innehåller och var innehållet ska stå.

Använd kartonger som går att bära

Pärmar är tunga. En stor flyttkartong som fylls helt med pärmar kan bli svår att bära och ökar risken att botten ger med sig. Det är bättre att använda mindre kartonger eller att inte fylla kartongen hela vägen med tungt material.

Säkra botten med tejp

Tejpa botten ordentligt innan ni börjar packa. Det är extra viktigt när kartongen ska bära många kilo papper. En trasig kartong kan både skada dokumenten och blanda ihop ordningen.

Packa pärmarna så att ryggarna går att läsa när kartongen öppnas. Då ser ni direkt vad som ligger i lådan utan att behöva lyfta ur allt. Det gör också uppackningen snabbare.

Märk kartongerna så att alla förstår

Skriv inte bara “arkiv” på kartongen. Det säger för lite. Skriv i stället vad kartongen innehåller, vilken avdelning den hör till och var den ska placeras.

En bra märkning kan till exempel vara “Ekonomi 2021, hylla A, kartong 2 av 5”. Då går det att ställa kartongen rätt direkt och packa upp i rätt ordning.

Märk gärna på minst två sidor av kartongen. När kartonger staplas syns inte texten på ovansidan. Märkning på sidan sparar tid när allt står i rader på nya kontoret.

Hantera känsliga dokument separat

Alla dokument bör inte packas på samma sätt. Personalakter, avtal, kunduppgifter, ekonomimaterial och juridiska handlingar kan behöva hanteras mer försiktigt. Bestäm i förväg vem på företaget som ansvarar för känsliga dokument. Den personen bör veta vad som ska flyttas, vad som ska sparas på annan plats och vad som inte ska följa med. Skriv inte känsliga uppgifter utanpå kartongen. Märk hellre med en intern kod eller en neutral beskrivning som ansvarig person känner igen.

Rensa före flytten, men gör det kontrollerat

En arkivflytt är ett bra tillfälle att rensa, men det ska inte göras slarvigt. Gamla pärmar kan innehålla avtal, bokföring, ritningar eller garantiunderlag som fortfarande behövs. Dela upp materialet i tre grupper innan flytten. En grupp ska flyttas med, en ska sparas på annan plats och en ska förstöras eller slängas enligt företagets rutiner.

Håll isär arkiv och kontorsmaterial

Blanda inte pärmar med kablar, pennställ, broschyrer, tangentbord eller annat kontorsmaterial. Det gör kartongerna svårare att märka och svårare att packa upp.

Arkiv ska packas för sig och kontorsmaterial för sig. Då blir det enklare att få ordning på nya platsen. Lösa papper bör inte läggas direkt i flyttkartonger. Lägg dem i mappar, kuvert eller buntar som märks. Annars är risken stor att dokumenten blandas ihop när kartongen öppnas.

Planera bärväg, hiss och lastplats

Arkiv är ofta tyngre än man tror. Därför behöver flyttfirman veta hur mycket som ska flyttas, vilket våningsplan arkivet finns på och om det finns hiss.

Berätta också hur långt det är från arkivrum till lastplats. Trappor, långa korridorer, trösklar och smala dörrar påverkar hur flytten bör planeras.

Om arkivet står i källare, förråd eller ett rum långt in i lokalen bör det nämnas redan vid bokning. Då kan bemanning och utrustning anpassas efter jobbet.

Se till att nya arkivplatsen är klar

Arkivet bör inte flyttas till en tom yta där allt får vänta. Hyllor, skåp eller arkivrum bör vara redo innan kartongerna kommer fram. Målet är att kartongerna ska ställas så nära rätt plats som möjligt direkt vid leverans. Då slipper ni bära samma tunga kartonger flera gånger inne på nya kontoret.

Om arkivet ska in i flera rum bör varje kartong märkas med rätt rum eller avdelning. Det gör stor skillnad när många kartonger kommer samtidigt.

Få hjälp med arkivflytten av Västerås Expressbyrå

Vexflytt hjälper företag med flytt av arkiv, pärmar, dokument, inventarier och annat som behöver komma rätt vid en företagsflytt.

När du kontaktar Vexflytt är det bra att beskriva antal hyllmeter, typ av dokument, våningsplan, hiss, bärväg och om arkivet innehåller känsligt material. Då går det att planera flytten på ett sätt som gör att pärmarna inte bara kommer fram, utan också hamnar där de ska.